Оптималната организация на работния ден – ключ към оптималното здраве
Ужасно чувство за вина, неприятна тежест в гърдите и вътрешно напрежение, пристъпи на главоболие, усещане за пълна изтощеност, липса на концентрация, избухливост и невротични реакции или обратно – затваряне в себе си, депресивност и апатия – това са едни от най-често наблюдаваните реакции при ежедневните опити на всеки съвременен човек да се справи с десетките задачи, които планира да изпълни в рамките на работния си ден или работната седмица.
Особено тежко е положението при хората, заемащи отговорни мениджърски позиции, от чиито решения зависи разпределението на важни ресурси в рамките на съответната организация, както и съдбите на много хора.
Очевидно е, че няма как човек да води изключително интензивен и натоварен с многобройни задължения и отговорности живот и в същото време да поддържа здравето си в оптимална форма, освен ако не е успял да намери най-добрите решения на многобройните проблеми, с които е свързана ефективната бизнес-организация на работното му време.
Всъщност добрата организация в работата на всеки човек се оказва ключов елемент за поддържане на доброто му здраве, като същевременно му гарантира пълноценност и ефективност на работното му място, както и добро изпълнение на извънслужебните му ангажименти. Тази организация винаги е свързана с планиране, контрол и изпълнение на многобройни задачи и проекти, чието проследяване често трябва да се движи успоредно във времето – така наречения мулти-таскинг процес.
Мулти-таскинг процесът, всъщност е набор от много развиващи се във времето процеси, свързани с придвижването, проследяването и изпълнението на десетки планирани задачи, като едновременно възникват нови и нови такива, които трябва да бъдат вписани в цялостния процес на мониторинг и контрол на изпълнението.
Въпреки, че съществуват многобройни системи, подходи и готови решения за ефективна и оптимална организация на работното време, очевидно не съществува перфектно решение и всеки човек трябва да търси своята оптимална формула на базата на спецификата на своята работа и конкретни задължения и ангажименти.
Не по-малко важни са личностните характеристики на конкретния човек – характер, темперамент, ценностна система, мотивация за работа, умения за комуникация, умения за самоконтрол, работен капацитет и ключови компетентности в съответната област, свързана с изпълнението на конкретна задача и т.н. Затова е толкова трудно и практически невъзможно да се дават универсални съвети и решения за оптимална организация на работата – те трябва да бъдат специфични и индивидуални, отчитащи особеностите на съответния човек и конкретната област, в която работи.
Въпреки това съществуват правила и добри практики, от които практически всеки мениджър или съвременен човек, натоварен с многобройни задачи, може да се възползва, за да улесни и облекчи изпълнението на многобройните си ангажименти, като оптимизира тяхното планиране, подреждане, проследяване и контрол на изпълнението им във времето.
Повечето системи и подходи за ефективна и оптимална организация на работното време са разработени за целите на добрите мениджърски практики в управлението на основните ресурси в рамките на една бизнес-организация. Известно е, че логистиката е науката, която се занимава с управлението на ресурси като основни ресурси в рамките на бизнес-организацията са финансовите, стоковите, човешките и информационните. Но всъщност най-важният и критичен ресурс при всяко добро планиране и мониториране на изпълнението на задачите, се явява времето.
Времето, с което всеки човек разполага в рамките на едно денонощие например е общовалидно и универсално – 24 часа за всеки човек в рамките, на които той трябва достатъчно пълноценно да се погрижи за работата, извънслужебните си ангажименти, семейството и личния си живот, като при това задължително трябва да предвиди време за пълноценна физиологична почивка и възстановяване на организма си. Това е сънят, който при повечето хора трябва да трае между 6-8 часа на денонощие. Оставащите 16-18 часа от денонощието всъщност са времевият ресурс, за които човек трябва да се погрижи да бъде оптимално разпределен и използван с оглед на неговите ангажименти и цели.
Тъй като целта на тази статия е да се заостри вниманието върху чисто медицинските и здравни проблеми, произтичащи от лошата организация на времето, тук няма да се спираме подробно на всички конкретни системни решения и подходи за управление на времето, както и на добрите мениджърски практики, на които обучават съответните експерти по мениджмънт, бизнес-психология, човешки ресурси, логистика и други, свързани с управлението на времето науки, а просто ще маркираме, някои от най-известните и широко прилагани добри практики за управление на личното и служебното време.
Ако разгледаме процеса на управление на времето в неговата цялост, ще можем да дефинираме няколко ключови момента, които винаги го съпътстват . На първо място това е планирането – процес, при който ясно се идентифицират задачите и целите, след което се структурират в определен ред за изпълнение – план. Тук най-важно е умението да се изготви достатъчно точен и конкретен списък на самите задачи, както и да се предвидят достатъчно адекватни реалистични срокове за изпълнението им. Планирането в зависимост от времевия обхват може да бъде кратко, средно и дългосрочно. Колкото по-опитен е човекът, който планира, толкова по-точни и реалистични ще бъдат зададените срокове и параметри за изпълнението на конкретната задача. Друг изключително важен момент в управлението на времето и ефективния мулти-таскинг е периодичното проследяване на изпълнението на съответната задача и адекватни намеси и корекции от страна на проследяващия, за да бъде изпълнението на задачата като качество, обем и срок максимално близко до първоначалния план. В идеалния случай можем да имаме 100% съвпадение на всички параметри на реално изпълнената задача спрямо предварителния план.
В случай, че задачата не може да бъде изпълнена в планирания срок, обем или качество, се налага нейното пре-планиране и съответно допълнително проследяване, което изисква съответното разместване и промяна в предварително зададения план. В реалната практика, това често се случва поради ред обективни и субективни обстоятелства. Ето защо планирането трябва да бъде гъвкаво и да предвижда резерви по отношение на време и други ключови параметри. Един от най-често използваните методи за планиране на задачи, е така наречената схема на Айзенхауер (по името на американския президент Айзенхауер), който планирал задачите си като разделял бял лист на четири квадранта с помоща на абциса и ординатна линия и с помощта на критериите “спешност” и “важност” подреждал задачите си в четири категории съответно:
1.Спешни и важни
2. Спешни, но не и важни
3. Важни, но не и спешни
4. Нито спешни, нито важни
Това е изключително опростен, но доста ефективен подход за организация и управление на изпълнението на задачите. Ключът към доброто използване на този подход е умението ясно да се идентифицират всички задачи за планирания период от време, като всяка от тях намери адекватното си място в някоя от четирите категории.
Много е важно да се предвиди удобен за работа информационен носител, който да съдържа пълния списък на задачите за изпълнение и проследяване – тук изборът е огромен и може да варира от обикновено тефтерче, до сложни електронни устройства, съдържащи календари, органайзери и планери – компютри, мобилни телефони, смартфони и др.
Изключително ефективен се оказва подходът, да се записва на специален диктофон всяка нововъзникваща задача или ангажимент и периодично да се прослушва записа, с оглед да не се изпусне нещо важно. По същия начин може да се контролира и изпълнението на текущи задачи.
Автоматичното напомняне за предстоящ ангажимент, което е заложено в повечето електронни органайзери, също е много полезен инструмент в тези случаи.
Практиката показва, че повечето хора трудно могат да придвижват изпълнението на повече от десетина задачи едновременно, затова е добре, ако може да се изготви супер-приоритетен списък с не повече от 10 задачи и периодично да се проследява и контролира придвижването на тяхното изпълнение.
Една от най-простичките и практични класификации дели мениджърите на три типа:
1. Тип диктатор – тези мениджъри директно възлагат задачите на своите подчинени и почти не се интересуват от хода на тяхното изпълнение.
2. Тип “направи си сам” – тези мениджъри предпочитат да свършат сами колкото е възможно повече от задачите си, защото нямат доверие на никой друг.
3. Тип делегатор – този тип мениджъри умеят да възлагат и проследяват изпълнението на конкретна задача на подчинените си, като могат да оказват и подкрепа в нейното изпълнение.
В реалната практика не се среща нито един от изброените типове в чист вид, но добрите мениджърски практики изискват балансирано приложение и на трите подхода, в зависимост от конкретната ситуация.
Важният извод в случая е възможността да се оптимизира времевия ресурс на мениджъра, като се възложат рутинни, нископриоритетни и времеемки задачи на подходящи хора, а освободеният времеви ресурс да се прехвърли към по-приоритетни задачи от висок порядък на спешност или важност.
Ключов момент по отношение на доброто проследяване и контрол на изпълнението на планирането задачи е наличието на добра комуникация и обратна връзка между мониториращия и човекът, който пряко изпълнява съответната задача. От гледна точка на модерните технологии, съществува голям брой бързи комуникационни канали – мобилни и стационарни телефони, скайп, електронна поща, интернет-базирана телефония и др., които позволяват оперативна и ефективна връзка и контрол при проследяване на задачите. Много ефективни и модерни решения в това отношение са възможностите за телефонни и видео-конферентни връзки, които позволяват включването на повече от двама участници в разговорите.
Друг изключително важен момент по отношение ефективния мониторинг на изпълнението на задачите са така наречените проспективни и ретроспективни анализи на изтекъл и съответно предстоящ период от време. Колкото и странно да звучи този метод е бил известен и се практикува още от йогите, които в края на всеки изминал ден преди заспиване, са прехвърляли всички важни събития през ума си като на кинолента и са маркирали пропуснатите и неизпълнени задачи, а веднага след събуждане на другия ден са си създавали мислен план за протичането на предстоящия ден.
Мислената възстановка на изминали събития, както и мисленото “проиграване” на предстоящи важни такива, е ключов момент в създаването на добра организация по отношение на ресурси и управление на времето.
Не бива да се пропуска факта, че умението да се планира, контролира и проследява изпълнението на всяка задача е в пряка зависимост от капацитета на умствената дейност и интелекта, като много важна роля в тези процеси играят краткотрайната и дълготрайната памет, способността за внимание и концентрация, умението да се отсяват важните от маловажните неща, добрата дисциплина и мотивацията на контролиращия изпълнението човек.
Именно в тази област може да бъде огромна ползата от прилагането на различни подходи и системи за самоусъвършенстване и развитие – автогенен тренинг, йога, техники за медитация, невро-лингвистично програмиране, мнемонични техники за повишаване капацитета на паметта, техники за контролирана визуализация и др.
Съществуват достатъчно доказателства, че по един или друг начин редовното практикуване на тези методи, води до повишаване и подържане на оптимално високи нива на всички важни функционални параметри на умствената дейност, като същевременно спомагат за развитие на позитивно мислене, снижаване на стреса и оптимален психо-емоционален баланс. Да не забравяме, че и най-добре организираният човек неизбежно се сблъсква с проблемите мулти-таскинг, неизпълнени в срок задачи, негативно мислене, стрес, физическо и умствено изтощение.
Ето защо е добре всеки, който ежедневно се сблъсква с тези проблеми и се нуждае от максимално ефективно използване на времето си, да помисли за активно и сериозно практикуване на някоя от споменатите системи за самоусъвършенстване.
Не по-малко важно е всеки интензивно работещ и натоварен човек да планира периодични почивки с пълно откъсване от работната среда или време за възстановяване под формата на различни занимания със спорт, фитнес, масажи, спа-процедури, здравословни почивки в подходящи курортни бази и др.
В крайна сметка изграждането на умения за оптимално планиране и управление на времето е неразделна и незаменима част от здравословния начин на живот. А всички останали ключови аспекти на доброто здраве – здравословно хранене, здравословен двигателен режим и поддържането на здравословен психо-емоционален статус, пряко зависят от това, доколко ефективно, пълноценно и здравословно умеем да планираме и управляваме работното си време.
За консултация или изготвяне на лична диета или програма за хранене и здравословен живот, моля свържете се с д-р Шишков на 0885 580 580 или му пишете по електронната поща.
